TATA NASKAH DINAS

- Azas - azas Tata Naskah Dinas adalah pedoman atau acuan dasar mengenai pelaksanaan naskah
Dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang.

- Azas - azas Tata Naskah Dinas terdiri dari :
Azas Dayaguna dan Hasilguna adalah penyelenggaraan tata naskah dinas secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas;
Azas Pembakuan adalah naskah dinas diproses dan disusun menurut tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas setiap Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah mengacu kepada pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraannya;
Azas Pertanggungjawaban adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan;
Azas Keterkaitan adalah kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya;
Azas Kecepatan dan Ketepatan adalah untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi;
Azas Keamanan adalah tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting;


TATA PERSURATAN DINAS

- Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

- Penerapan Tata Persuratan Dinas harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.


Jawaban terhadap surat yang masuk :
Instansi pengirim harus segera mangkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas;
Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat yang bersangkutan :
Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; dan
Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera kirim setelah ditandatangani.
Pengadaan / copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut :
Copy tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat secara fungsional terkait;
Copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan
Copy untuk Arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.
Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggungjawab.
Tingkat keamanan
Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara;
Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau ketangan yang tidak berhak akan merugikan negara;
Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi surat diknas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat Konfidensial adalah jabatan dan terbatas.
Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
Kecepatan Penyampaian
Segera / Kilat, surat dinas harus diselesaikan / dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;
Segera, surat dinas harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan
Biasa, surat dinas harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari kerja.
Surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia konfidensial / terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.
Penggunaan Kertas Surat
Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat - menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;
Penggunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
Penyediaan surat berlambang Negara dan / logo instansi, dicetak di atas kertas HVS 80 gram;
Kertas yang digunakan untuk surat - menyurat adalah folio (210 x 330 mm).

Di samping kertas folio untuk kepentingan tertentu seperti makalah / piper; pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran sebagai berikut :
A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8 x 11 inches) untuk makalah / paper laporan;
A5 setengah kuarto (210 x 148 mm) untuk pidato.
Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran :
Penggunaan jenis huruf pica;
Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan;
Warna tinta adalah hitam.
Warna dan kualitas, kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (White bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifoid/tissue. Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer akan lebih efisien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin foto copy. Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) paling rendah 7.

NASKAH DINAS

- Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang, dirumuskan dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum dalam bentuk surat.
- Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang diolah Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang.
- Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang, ditandatangani oleh Bupati dan Wakil Bupati, Ketua / Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta pejabat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten yang diberi wewenang.

STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL INSTANSI

- Stempel jabatan dan Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk lingkaran.
- Stempel jabatan dan Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah terdiri dari :
a. garis lingkaran luar;
b. garis lingkaran tengah;
c. garis lingkaran dalam;
d. isi stempel.


- Ukuran stempel adalah :
a. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 4 cm;
b. Ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 3,8 cm;
c. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 2,7 cm;
d. Jarak antara 2 (dua) garis terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1 cm.
- Stempel Jabatan berisi nama jabatan dan nama Daerah yang bersangkutan dengan pembatas tanda bintang.
- Stempel Jabatan Bupati, menggunakan Lambang Negara.
- Stempel Jabatan Ketua DPRD menggunakan Lambang Daerah.
- Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah berisi nama Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan tanpa menggunakan Lambang.
- Stempel jabatan atau Satuan Kerja Perangkat Daerah menggunakan tinta berwarna ungu.
- Satuan Kerja Perangkat Daerah dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan pejabat yang menandatangani.
- Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang mempunyai dan berhak menggunakan Stempel Jabatan atau Satuan Kerja Perangkat Daerah menunjuk pejabat / petugas tertentu untuk menyimpan dan mengamankan penggunaan Stempel Jabatan dan Satuan Kerja Perangkat Daerah.
- Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah memuat sebutan Pemerintah Kabupaten, Nama Perangkat Daerah, Alamat, Nomor Telepon, Nomor Faximile dan Kode Pos, menggunakan Lambang Daerah berwarna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas.
- Kop Naskah Dinas pada Peraturan daerah menggunakan Lambang Daerah dengan Stempel Jabatan penandatanganan.

SAMPUL NASKAH DINAS

- Sampu Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang berbentuk empat persegi panjang dan berwarna coklat muda jenis kertas Cassing.
- Sampul Naskah Dinas berukuran sebagai berikut :

JENIS SAMPUL
UKURAN
PANJANG
LEBAR
Kantong
Folio / Map
1 /2 Folio
1 / 4 Folio
41 cm
35 cm
28 cm
28 cm
30 cm
25 cm
18 cm
14 cm

- Kop Sampul Naskah Dinas Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang memuat sebutan Pimpinan Perangkat Daerah, Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah, Alamat, Nomor Telepon, Nomor Faximile dan Kode Pos Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan.
- Kop Sampul Naskah Dinas Perangkat Daerah diisi dengan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ).



PAPAN NAMA

- Papan Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang, berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding 2 (dua) berisi Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah, Alamat, Nomor Telepon dan Kode Pos Wilayah.
- Papan Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah berwarna dasar putih dengan tulisan huruf balok berwarna hitam.
- Papan Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk gedungnya.